تقویت روابط درون کارگاه زغال فشرده

شما دنبال رابطه‌ی کاری خوب در کارگاه زغال فشرده هستید؟ شما تقاضای بازخورد داده‌اید و متعهد شده‌اید که بابت این کار از آن‌ها خدمات بخواهید؟ و درباره مدل کار کردن آن‌ها بحث کرده‌اید. در این مطلب قصد داریم که دریابید افراد و متخصصانی که با آن‌ها در کارگاه زغال فشرده کار می‌کنید، روزانه چه کارهایی انجام می‌دهند، با چه چالش‌هایی مواجه هستند و کارهای شما و آن‌ها چه تاثیری روی یکدیگر می‌گذارند. تقویت روابط درون کارگاه زغال فشرده یکی از مهم‌ترین اقداماتی است که هر صاحب خط تولید زغال باید به آن توجه کند و برای بهبود و مستحکم ساختن آن تلاش نماید.

دپارتمان‌ها با هم حرف نمی‌زنند!!!

تجربیات من نشان ‌می‌دهد مدیران کارگاه زغال در مورد دپارتمان‌های دیگر اطلاعات بسیار کمی دارند و جزء مسائل پایه‌ای و کلی، چیز دیگری نمی‌دانند. ما اغلب نمی‌دانیم متخصصین کارگاه با چه چالش‌ها و محدودیت‌هایی مواجه هستند. حتی گاهی نمی‌دانیم دپارتمان‌های دیگر چرا یک سری فرم‌ها، پروسه‌ها و زمان‌بندی‌ها را در فعالیت‌های روزانه‌شان دارند. پرسیدن این سوالات کمک می‌کند کارها بهتر پیش بروند و تعارضات و کارهای زائد و فرسایشی که در بسیاری از سازمان‌ها شایع است، از بین بروند.

تجربه یک تولیدکننده زغال

حدود 7 سال پیش زمانی که من مدیر کارگاه زغال بودم، در جلسه‌ای مشغول گفت‌و‌گو با مدیران و تولیدکنندگان دیگر بودم. هدف این جلسه این بود که مطمئن شویم همه‌ی واحدها از تولیدات بیشتر و اقداماتی که هر واحد روی آن‌ها انجام می‌دهند، باخبر شوند. هر فرد 5 دقیقه فرصت داشت تا راجع به کارهای تیمش صحبت کند. وقتی نوبت به تیم بازاریابی رسید، مدیر تیم بازاریابی به تشریح یک پروژه‌ی تحقیقاتی پرداخت که تیمش روی آن کار می‌کرد. متاسفانه تیم من از چندین ماه قبل، کار روی همان موضوع را شروع کرده بود.

منِ تولیدکننده بسیار افسوس خوردم. چرا کسی از تیم بازاریابی این را به من نگفته بود؟

می‌توانستیم تلاش‌هایمان را روی هم جمع کنیم، یا من می‌توانستم این پروژه را در تیمم متوقف کنم تا اعضای تیم روی چیز دیگری کار کنند. عصبانی شده بودم. اما وقتی بیشتر به این اتفاق فکر کردم، دیدم که من هم به هیچ‌یک از اعضای تیم بازاریابی درباره‌ی کاری که واحد من انجام می‌داد، چیزی نگفته بودم.

این دوباره‌کاری و نبود ارتباطات، اتفاق غیرمعمولی در بسیاری از مجموعه‌ها نیست.

در میانه‌ی پروژه، یک واحد متوجه می‌شود که واحد دیگری، برای چندین ماه یا حتی سال، روی همان موضوع کار می‌کرده است.

مکالمه‌ی اطمینان‌بخش می‌تواند اینگونه باشد: ای کاش ما می‌دانستیم شما روی این موضوع کار می‌کنید. ما می‌توانستیم با هم کار کنیم. چقدر منابع، انرژی و وقت هدر رفته است. ما به شدت نیاز داریم روی ارتباطات درون‌کارگاهی کار کنیم و آن را بهبود بخشیم.

کارها جنبه‌ی شخصی به‌خود می‌گیرند وقتی فرآیندی در کار نباشد

متاسفانه در اغلب مواقع درباره‌ی سیاست‌ها و رویه‌های تولیدات زغال فشرده، ارتباطات کم و ناکافی شکل می‌گیرد. ما انتظار داریم افراد بدانند ما چه کاری را به چه علتی انجام می‌دهیم و توقع داریم از قواعد ما تبعیت کنند. وقتی سایر تیم‌ها با ما هماهنگ کار نمی‌کنند، ما عصبانی می‌شویم و غُر می‌زنیم که چقدر کار کردن با آن‌ها سخت است و چقدر آن‌ها زندگی را برای ما سخت کرده‌اند! هم‌زمان، واحد مقابل هم درباره‌ی شما می‌گوید که چقدر قوانین شما مزخرف است و چقدر شما انعطاف‌ناپذیر هستید.

در اکثر مواقع، افراد چیزی را که درخواست می‌کنید انجام می‌دهند، اما می‌خواهند بدانند چرا چنین کاری از آن‌ها می‌خواهید. آن‌ها نیاز دارند منطق و دلیل کاری را که انجام می‌دهند، بدانند. یک بار که بدانند، معمولا دست از گلایه کردن برمی‌دارند و به حرفتان گوش می‌دهند. من قبول می‌کنم که برگه‌های رسید خریدهای گران‌قیمت انجام می‌دهم و از خرج کردن اَبایی ندارم، اما باید بدانم چرا؟ من مجموعه‌های تولیدی را که دیروز جزء اولویت‌های بالا بود، متوقف می‌کنم، اما نیاز دارم بدانم چرا امروز اولویت‌ها تغییر کردند.

با همکارانتان در کارگاه مثل یک مشتری رفتار کنید

درست مثل سؤال کردن درباره‌ی مدل کار افراد، سوال‌کردن از واحدهای دیگر درباره‌ی اهدافشان و اینکه چگونه می‌توانند با هم بهتر کار کنند، بسیار کاری غیرعادی و عجیب است. در اینجا هم با سوال‌کردن می‌توانید خودتان را از بقیه متمایز کنید و روابط کاری و اعتبار را بهبود ببخشید. من همیشه پیشنهاد می‌دهم که افراد و تیم‌هایی که کارشان به هم گِره خورده، گفت‌و‌گوهای منظمی را ترتیب بدهند و درباره‌ی این صحبت کنند که هر کدام چه می‌کنند، چگونه کارها را انجام می‌دهند و چرا؟ برای مثال، کسی که رهبری تیم شما را برعهده دارد، باید به واحد مالی سر بزند و بفهمد به چه گزارش‌‎هایی نیاز دارند و چه زمانی. او باید با مسئول پرداخت حقوق صحبت کند و بپرسد که چگونه باید گزارش هزینه‌ها را آماده کنید.

با هر دپارتمانی که به هر نحوی ارتباط دارید، جلسه‌ای تشکیل دهید و در نظر داشته باشید که این جلسات در جهت بهتر انجام‌شدن کار خودتان است. در هر جلسه اعلام کنید که می‌خواهید در مورد کار دپارتمانِ دیگر بیشتر بدانید تا بتوانید نیازهای آن‌ها را برآورده کنید. کار شما در طول جلسه، سؤال کردن و گوش دادن است، نه صحبت در مورد خودتان یا واحدتان. به عنوان شروع‌کننده‌ی مکالمه، موضوع جلسه را اعلام کنید. جلسه می‌تواند با حضور تمام افراد تیم برگزار شود، یا اینکه شما به نمایندگی از همه در جلسه باشید و بعد آن را به کل تیم گزارش کنید.

پرسیدن سوالات زیر می‌تواند به شما کمک کند که با اهداف، چالش‌‎ها و نیازهای دپارتمان دیگر آشنا شوید. سؤالاتی را بپرسید که در حال حاضر بیشترین اهمیت را دارند. نیاز نیست همه‌ی سوالات را یک‌جا بپرسید. این کار می‌تواند باعث خستگی افراد شود. به هر حال شما می‌توانید بعدا باز هم جلسه داشته باشید.